سفارش تبلیغ
صبا ویژن

تفاوت  BPM و BPA

BPM  و BPA هر دو مرتبط با بهبود فرآیندها هستند، اما با هدف‌ها و محورهای مختلفی ارائه می‌شوند:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM - Business Process Management):

BPM معمولاً بر روی بهبود فرآیندها و اجرای بهینه‌تر آن‌ها تمرکز دارد.

این مدیریت فرآیند به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به طور مستمر بررسی کرده و بهبود بخشیده و سپس آن‌ها را به صورت بهینه اجرا کنید.

قابلیت‌هایی مانند مدیریت گردش کار، انتظارات سازمانی، نظارت بر عملکرد و اندازه‌گیری KPIs (شاخص‌های عملکرد کلیدی) از جمله ویژگی‌های اصلی آن‌ها هستند.

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA - Business Process Analysis):

مدیریت فرآیند  BPAبیشتر بر تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد.

این فرآیندها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار را بررسی و تحلیل کرده، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را پیشنهاد دهند.

از جمله قابلیت‌های اصلی BPA می‌توان به شناسایی و حذف تکرارها، بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، شناسایی خطاها و افزایش کیفیت اشاره کرد.

به طور خلاصه، BPM بر روی بهینه‌سازی و اجرای فرآیندها تمرکز دارد، در حالی که مدیریت فرآیندها  BPA بیشتر بر روی تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندها و ارائه بهبودهای مرتبط تمرکز دارد.


اشتباهات سازمان ها در استفاده از نرم افزار BPMS

 

1. نداشتن استراتژی مشخص در قبال نرم افزار BPMS

برای استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نیاز به یک استراتژی مشخص برای پیاده سازی و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژی مشخص ممکن است باعث ناآگاهی و گمراهی درباره هدف و نیازهای سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردی همچون شیوه و ترتیب شناسایی و مدلسازی فرآیندها و همچنین مسائل فنی همچون پیاده سازی و ساخت فرآیندها در BPMS نیازمند برنامه ریزی و تصمیم گیری های درست و از پیش تعیین شده است.

 

2. نقص در آموزش و آگاهی کارمندان از نرم افزار BPMS

استفاده موثر از نرم افزار BPMS نیازمند آموزش کارمندان است تا بتوانند به درستی با ابزار و فرآیندهای مربوطه کار کنند. عدم آگاهی و آموزش کافی می‌تواند به عملکرد ناکارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا که کارکنان و پرسنل سازمان از نرم افزاری که با آن احساس راحتی نکنند، حمایت نخواهند کرد.

 

3. ضعف ارتباطات در سازمان

ارتباطات نامناسب بین اعضای سازمان و تیم ‌های مختلف می‌تواند باعث عدم هماهنگی و اثربخشی در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بین بخش ‌های مختلف سازمان و تیم ‌های پروژه باید ساختارمند و کارآمد باشد تا امکان همکاری و هماهنگی بین آن ها فراهم شود، چرا که در زمان تحلیل فرآیندها نظرات تمامی افراد و واحدهای درگیر در آن باید در نظر گرفته شود تا سیستمی که پیاده سازی خواهد شد، برای همه افراد کارآمد باشد.

 

4. عدم بهره ‌وری از قابلیت‌های کامل نرم افزار BPMS

نرم افزار BPMS قابلیت‌های زیادی برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار ارائه می‌دهد، اما در برخی موارد، سازمان ‌ها ممکن است نرم افزار را به طور کامل بهره ‌برداری نکرده و نتوانند از تمام قابلیت ‌ها و امکانات آن استفاده کنند. به عنوان مثال، امکانات فنی نرم افزار که نیازمند دانش فنی و کدنویسی است، در سازمانی که نیروی متخصص چنین کاری را ندارد ممکن است بلااستفاده بماند.

 

5. عدم توجه به تغییرات محیطی سازمان

برای مواجهه با تحولات سریع در صنعت و بازار، سازمان‌ ها همه ساله با تغییرات و  اصلاحات متعددی مواجه می شوند. نادیده گرفتن تغییرات محیطی و عدم بروزرسانی فرآیندها و سیستم ها ممکن است باعث ایجاد ناکارآمدی و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.

 

به طور کلی، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نیازمند بررسی دقیق از نیازها و هدف های سازمان، طراحی و پیاده سازی مناسب فرآیندها، آموزش کارمندان، ارتباطات کارآمد و استفاده بهینه از قابلیت‌ های نرم افزار است.


مدلسازی فرآیند اعلام سفارش صادرات در نرم افزار Bizagi

با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای خود اقدام کنند. گروه مدیریت فرآیند پارس در راستای ارتقای سطح علمی و فنی پرسنل و مدیران سازمان های دولتی و غیردولتی و همچنین افزایش آشنایی آنان با شیوه های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، اقدام به آماده سازی این ویدیوی آموزشی در حوزه تحلیل و مدل سازی یک نمونه فرآیند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار(BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در ابزار Bizagi و سایر نرم افزارهای مشابه باشند.


عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار کدامند؟

در ادامه سعی داریم به بررسی عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها بپردازیم.

1- حمایت

2- غلبه بر طرز فکر وظیفه ای

3- فقدان مدیریت تغییرات

4- توسعه و اجرای طرح های ارتباطی داخلی

5- تشخیص اندازه فرآیند

6- اتفاق نظر روی یک ابزار یا رویکرد


نرم افزار BPMS و راز چابکی سازمان مالی

نقش نرم افزار BPMS در چابکی و ساده سازی کدینگ مالی مشخص می‌شود. با نرم افزار BPMS با هر میزان جزئیاتی که نیاز دارید، فرایند خود خلق کنید. هر گزارشی که بخواهید با هر میزان پیچیدگی با گزارش ساز حرفه ای ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند به عنوان ابزاری برای ارتقای چابکی سازمان مالی استفاده شوند. چابکی سازمانی به این معناست که یک سازمان قابلیت سریع و انعطاف‌پذیری را دارد تا به تغییرات در بازار و شرایط خارجی پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌های جدید واکنش نشان دهد. در ادامه می‌توانید ببینید که چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌تواند به ایجاد چابکی در سازمان مالی کمک کند:

اتوماسیون فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را به طور کامل یا قسمتی اتوماتیک‌سازی کنید. این به این معناست که فرآیندهایی مانند تأیید فاکتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهی مالی و ... را می‌توانید به طور خودکار انجام دهید، که این امر زمان و انرژی را برای کارمندان ذخیره می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا سریعتر به تغییرات واکنش نشان دهد.

استانداردسازی فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را استانداردسازی کنید، به این معنا که همه‌ی فرآیندها به یک الگوی مشخص و استاندارد پیروی می‌کنند. این باعث می‌شود که فرآیندها قابل پیش‌بینی‌تر و قابل اندازه‌گیری‌تر باشند و تغییرات راحت‌تری در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذیری در تغییرات:

BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به سرعت به تغییرات درخواست شده در فرآیندها و تکنولوژی‌ها پاسخ دهد. این به این معناست که سازمان مالی می‌تواند با سرعت بیشتری به نیازهای مشتریان و بازار واکنش نشان دهد و فرصت‌هایی را که در مقابل رقبا ایجاد می‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهی و تحلیل:

BPMS اطلاعات کافی را از فرآیندهای مالی جمع‌آوری می‌کند تا به سازمان اطلاعات کافی برای تحلیل و بهبود فرآیندها بدهد. با تحلیل داده‌ها و درک بهتر از فرآیندهای مالی، سازمان می‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسایی کرده و راهکارهای مناسب را برای بهبود آن‌ها اعمال کند.

با تلفیق این ویژگی‌ها، نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند بهبود چابکی سازمان مالی شما را تسهیل کنند و به سازمان کمک کنند تا با موفقیت به تغییرات واکنش نشان دهد و از فرصت‌های موجود به بهترین نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.