مدیریت فرآیند پارس

BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling Notation به معنی نشانه‌گذاری مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است. BPMN یک استاندارد است و نمادهای گرافیکی را به عناصری معمول برای اکثر فرآیندهای کسب و کار مانند فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌ها اختصاص می‌دهد.

 

چگونگی شکل گیری استاندارد BPMN

 

این نشانه‌ها در ابتدا توسط موسسه مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار ایجاد شد و سپس به گروه غیرانتفاعی و انجمن بین‌المللی Object Management که در سال 1989 تاسیس شده بود، پیوست.
در ابتدا هدف معرفی نمادهای گرافیکی بود که به عنوان زبان مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار BPML ارائه شود و در مقایسه با BPEL، قابلیت اجرایی شدن توسط BPMSها را داشته باشد.
BPMN برای اولین بار توسط BPMI) Business Process Management Initiative) توسعه داده شد.
زبان مدل‌سازی فرآیند BPMN 2.0 با هدف خلق یک زبان استاندارد برای مدل‌سازی فرآیند‌های کسب‌و‌کار توسعه یافت.
بدین معنی که در هنگام طراحی یک دیاگرام فرآیند، از نمادهایی استفاده می‌کنید که اعتباری و استانداردی جهانی دارند و توسط بسیاری از حرفه‌ای‌هایی که به این علامتهای استاندارد بین المللی اشراف دارند، قابل درک است.

 

کاربرد نرم‌افزار BPMN برای طراحان فرآیند کسب و کار

 

• ارتباط میان متقاضیان و ذینفعان فنی و غیرفنی در زمینه فرآیندهای تجاری
• درک جامع و اشراف بر شکاف دانشی فرآیندهای کسب‌وکار
• نمایش دیجیتال فرآیندها در یک بستر نرم‌افزاری
• بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به وسیله ی نمایش دادن ناکارآمدی و تنگناها

 

چرا از نشانه‌گذاری استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) استفاده کنیم؟

 

از جمله عواملی که باعث پایین آمدن کیفیت کالا و تولید شود ، شکاف‌های دانشی داخل سازمان، فرآیندهای تک منظوره و شیوه‌های کسب و کار ناکارآمد است
"اگر از نشانه‌گذاری استاندارد جهت مدل‌سازی فرآیند استفاده کنید ، سازمان شما می تواند گردش کار داخلی خود را جهت پیدا کردن گلوگاه‌ها یا محدودیت عملکرد ناشی از حجم بالای کار و ناکارآمدی تعریف نماید."
با این حال، قبل از شروع طراحی گردش کار سازمان، مجموعه علائم مدل‌سازی را که برای استفاده مدنظر دارید؛ بررسی نمایید
انتخاب نماد درست، کلید طلایی برقراری ارتباط بین تمام ذینفعان در هر فرآیند کسب و کار است.

اگرمیخواهید علائم مناسب را جهت مدل‌سازی انتخاب نمایید ، باید اقداماتی که مطابق با الزامات زیر باشند را در نظر بگیرید.

1. داشتن قابلیت درک متقابل توسط تمام شرکت‌کنندگان فرآیند
اگر از نشانه‌گذاری غیر استاندارد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار استفاده نمایید این امکان پیش خواهد آمد که ذینفعان فرآیند تمایل داشته باشند که برای نمادهای یکسان، تفسیرهای خود را از نماد داشته باشند.
که در نهایت منجر به درک متفاوتی از یک فرآیند می‌شود که خود عامل بازدارندهای در مسیر پیشرفت سازمان است .
استفاده از یک مجموعه نماد استاندارد شده که به خوبی مستند شده باشند ، میتواند فهم متقابل و جامع از جریان کار را تسهیل دهد و مبنایی برای حل خطاها و بهینه‌سازی فرآیندها ایجاد نماید.

2. امکان تحویل بر روی کاغذ توسط ابزار مدل‌سازی فرآیند دیجیتال
علائم مدل‌سازی درست کسب‌وکار باید علاوه بر ارتقاء سطح ارتباط بین کاربران تجاری، یک زبان مشترک برای کاربران فنی و غیرفنی را نیز فراهم کنند.
کاربران کسب‌وکار باید بتوانند فرآیندها را بر روی کاغذ طراحی نموده و آنها را جهت ترجمه به زبان دیجیتال به برنامه‌نویسان ارائه دهند .
مدل‌سازی نمادهایی که تعاریفی از جنس کد برای هر نماد در نمادسازی فرآیندها را دارند، برای پر کردن فاصله بین کاغذ و صفحه نمایش ایده‌آل هستند.

3. سهولت انتقال میان اغلب نرم‌افزارهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار
بسیاری از شرکت‌ها، خصوصا شرکت‌‎هایی که بخش‌های متعدد و مستقل دارند یا از ERP استفاده می‌کنند ، برای مدل‌سازی فرآیند چندین ابزار را پیاده‌سازی می‌کنند،
این امر می‌تواند هنگام تلاش برای استانداردسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار در سراسر شرکت، مشکل‌ساز باشد.
انتخاب یک مجموعه از نمادهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار معمول در فرآیندها، اجازه می‌دهد شرکت شما انتقال فرآیندها را از نرم‌افزار به برنامه به آسانی انجام دهد.
از سوی دیگر این امر به رفع خطاهای بالقوه‌ای که هنگام تلاش برای تبدیل بین نشانه‌های مختلف بوجود می‌آیند؛ کمک می نماید

 

به چه دلیل BPMN 2.0 را انتخاب کنیم؟

 

استاندارد BPMN 2.0 به دلیل انعطاف پذیری و سهولت در استفاده، به عنوان یک ابزار مدل‌سازی کسب و کار مناسب شناخته شده است.

 

دلایل انتخاب BPMN 2.0

• BPMN 2.0 باعث سهولت برقراری ارتباط بین کاربران تجاری می شود

 

اکثر شرکت‌ها بطور مداوم به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود سطح رضایت مشتری هستند. درحالیکه بسیاری از سازمانها به دنبال منابع خارجی جهت ایجاد تغییرات هستند، تنها عده محدودی تجزیه و تحلیل فرآیندهای داخلی را برای یافتن منابع پنهان و فرصت‌های رشد بررسی می‌کنند. شرکت‌هایی که از ابزارهای مدیریت فرآیند استفاده کرده و به پیاده‌سازی BPMN در سازمان برای شناسایی شکاف دانش داخلی و افزایش بهره‌وری می‌پردازند ؛ در عین بهبود منابع مصرفی در زمان و هزینه‌ها نیز به میزان قابل توجهی صرفه‌جویی می‌کنند. در این صورت نه تنها هر فرآیند شفاف سازی می‌شود، بلکه همه ذینفعان ابزارهایی مناسب جهت برقراری ارتباط درمورد چگونگی بهبود فرآیندهای کسب و کار را دارا می‌باشند. از اینرو شرایط لازم برای یک استاندارد واحد برای طراحی فرآیند در کل سازمان ایجاد می‌شود. هرکدام از ذینفعان اکنون می‌توانند ببینند که چگونه تمامی کارکنان وظایف خود را برای از بین بردن اختلافات و انجام موثر کارها انجام می‌دهند. شرکت‌هایی که نرم‌افزار BPMN را در سراسر شرکت خود پیاده‌سازی کرده‌اند، کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری از دارایی‌های موجود را شاهد بوده‌اند. همچنین با بهینه‌سازی فعالیت‌ها و استفاده از یک سیستم یکپارچه، خطا ها کاهش یافته و مزایای بسیاری بدست می آیند.

• BPMN 2.0 نرم‌افزاری یکپارچه است

BPMN برای پاسخ‌دهی به تقاضای عظیم دنیای امروز برای کیفیت بالا و استانداردهای سازگار در سراسر صنایع و بسترهای نرم‌افزاری تکامل یافته است. برای استفاده دیجیتالی، BPMN تعریفی از جنس XML را برای هر عنصر فراهم می‌کند، که مفهوم آن را به یک تفسیر واحد نسبت می‌دهد. این امر در صورتیکه چند نفر قصد داشته باشند معانی مختلفی را به علامت‌های رایج اختصاص دهند، باعث عدم سردرگمی می‌شود. همچنین زبان XML اجازه می‌دهد تا خواندن مدل معنایی BPMN 2.0 در هر دو فرآیند اجرا و شبیه‌سازی انجام شود. بنابراین، شرکت‌ها می‌توانند از BPMN در تمامی برنامه‌های کاربردی نرم‌افزارهای سازمانی جهت بدست آوردن وضوح و بینش در فرآیندهای کسب و کار استفاده کنند.

• BPMN 2.0 توسط ایزو تایید شده است

سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) ، استاندارد BPMN را بعنوان وسیله‌ای برای استانداردسازی فرآیندها در سراسر بازار جهانی بکار برده است. این سازمان خاطرنشان کرد که با یکپارچه ساختن BPMN با استانداردISO/IEC 19510: 2013 خود، نیاز به یک نماد که قابل درک توسط همه کاربران تجاری، (از تحلیلگران کسب و کار، تا توسعه‌دهندگان فنی، تا افرادی که درگیر در کسب و کارند و با فرآیندها سروکار دارند) را رفع می‌کند. سازمان بین‌المللی استاندارد معتقد است که آخرین استاندارد بین المللی (تا سال 2013) بهترین شیوه‌ها را برای تعریف نشانه‌ها و معانی دیاگرام‌های مورد استفاده برای همکاری، پردازش و ارزیابی فعالیت‌های تجاری در میان شرکت‌ها، صنایع و بازار نشان می‌دهد.

 

مزایای استاندارد BPMN

 

• BPMN از مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار پشتیبانی می کند.
• BPMN قادر است یک طرح بصریِ ساده برای کاربران غیر‌حرفه‌ای ارائه دهد تا به وسیله? آن درک بهتری از مفهوم نشانه‌ها داشته باشند.
• BPMN قادر است شمایی ساده از فرآیند‌های پیچیده در یک فرم قابل فهم را به نمایش درآورد.
• BPMN قادر است اختلالاتی که در ارتباط بین مراحل طراحی فرآیند، پیاده‌سازی، اجرا و مدیریت به وجود می آیند را کاهش دهد.
• با چنین سطحی از درکی بصری که نماد‌های BPMN 2.0 ارائه می‌دهند، قادر خواهیم بود به راحتی به یک زبان مشترک با دیگر متخصصان درگیر در فرآیند BPM از جمله تحلیل‌گران کسب و کار، مجریان اقدامات در فرآیند‌ها و همچنین مدیرانی که دسترسی به داده‌ها دارند برسیم؛ و کنترل و نظارت بر فرآیندی که آن‌ها باید درک کنند را ساده کنیم.

به طور خلاصه، زبان مدل‌سازی BPMN زبانی واحد میان همه سطوح درگیر در مدیریت فرآیند و متخصصان می‌سازد که روند مدیریت فرآیند را نزد آن‌ها ساده‌تر می‌کند.