کاهش هزینه های سازمان با مدیریت فرآیندها
1. فرآیندهای خود را بشناسید
کاهش هزینه ها اگر به صورت تصادفی باشد، به جای اینکه شما را وادار به ایجاد یک استراتژی کاهش هزینه قوی کند، تنها صرفه جویی کوتاه مدت به شما می دهد. کسب و کارهایی که هدفشان دستیابی به مقرون به صرفه بودن در بلندمدت است، باید درک کاملی از تمام فرآیندهای خود داشته باشند. یک "کتابخانه فرآیند" (سلسله مراتب فرآیند شامل فرآیندهای اصلی کسب و کار، گروه های فرآیند کسب و کار و عملکردهای مختلف کسب و کار) برای این منظور برای شما مفید خواهد بود. این به عنوان چارچوبی برای تمام فرآیندهای فعلی کار می کند و به موارد زیر کمک خواهد نمود:
- شناسایی فرآیندهایی که نیاز به توجه فوری دارند
- اولویت قراردادن فرآیندهایی که مستقیماً با نتیجه سازمان مرتبط هستند
- تعیین جهت برای تجزیه و تحلیل کامل
- شناسایی وابستگی های فرآیند
این یافته‌ها برای پایه‌گذاری یک استراتژی قوی بهبود فرآیند کسب‌وکار که می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه کمک کند، ضروری است.
2. فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید
"شما فکر می کنید همه چیز را می دانید. اما برای شناسایی چیزهایی که نمی دانید، از همین امروز شروع به مستندسازی فرآیندهای کسب و کار خود کنید!"
ایجاد یک نقشه فرآیند وضعیت موجود، دومین وظیفه بزرگی است که برای کنترل مخارج سازمانی باید روی آن تمرکز کرد. این یک نمای کلی از تمام فرآیندهایی که در حال حاضر در یک سازمان اجرا می شوند و همچنین با تفکیک کامل آن ها را به تصویر می کشد. هر چه بیشتر در نماهای سطح پایین تر کاوش کنید، بهتر این ایده را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، نحوه ارتباط آنها و نحوه ارتباط هزینه های مختلف با آنها ایجاد می کنید.
استفاده از نقشه‌برداری فرآیند به سازمان در زمینه های زیر کمک می‌کند:
- شناسایی نقاط درد که نیاز به رسیدگی فوری دارند
- شناسایی گلوگاه هایی که باید از بین بروند
- تشخیص فاصله بین وضعیت موجود و وضعیت آینده مطلوب
- یافتن فرآیندهای تکراری یا غیر ضروری
- دستیابی به شفافیت عملیاتی
- تضمین ارتباط بهتر
- تصمیم گیری بهتر
نقشه برداری، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می کند و این امر بر کاهش هزینه های مربوطه تاثیرگذار خواهد بود.
3. فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنید
تجزیه و تحلیل هزینه برای ایجاد یک استراتژی کاهش ضروری است و تجزیه و تحلیل فرآیند اساساً پایه و اساس آن می باشد. یک فرآیند را می توان به دو روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کرد.
جنبه های کمی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار معمولاً به روش زیر طبقه بندی می شوند:
- تجزیه و تحلیل ارزش فرآیند: تجزیه و تحلیل ارزش هر یک از وظایف برای دانستن اینکه آیا به طور مستقیم به رضایت مشتری کمک می کند یا خیر.
- تجزیه و تحلیل زمان فرآیند: فهمیدن اینکه آیا زمان سرمایه گذاری شده به درستی استفاده می شود یا خیر. دو جزء دارد: کل زمان اجرا، کل زمان تاخیر.
- تجزیه و تحلیل هزینه فرآیند: برای اطمینان از اینکه فرآیندها افزایش درآمد را برای کسب و کار رقم می زنند. دو جزء این عبارتند از: کل هزینه اجرا، کل هزینه تاخیر.
- تجزیه و تحلیل کارایی فرآیند: برای تعیین اینکه کدام فرآیند کارآمد است و کدام یک کارایی ندارد.
با این حال، همه چیز را نمی توان به صورت کمی تحلیل کرد. همچنین جنبه‌های رفتاری، فناوری و رویه‌ای فرآیندها وجود دارد که با در نظر گرفتن سه مؤلفه زیر به صورت کیفی تحلیل می‌شوند:
- مردم
- سیستم
- حکومت
همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی فرآیندها تحت نرم افزار ProcessMaker را می تواند به شما ارایه دهد.
در نهایت، تمام مشاهدات برای دستیابی به راه حل های بهبود برای هر یک از فرآیندها ترکیب می شوند که شامل:
- حذف دوگانگی فرآیند
- حذف فرآیندهای بدون ارزش افزوده
- ادغام دو یا چند فرآیند در یک فرآیند
- ادغام فرآیندهای ضروری که گم شده اند
این عمل برخی از هزینه های غیرضروری مرتبط با فرآیندها را نیز کاهش می دهد.
4. مخارج خود را مشخص کنید
شناسایی هزینه های موجود قبل از یافتن فرصت های کاهش هزینه بسیار مهم است. تحلیلگران فرآیند را قادر می‌سازد تا تمام هزینه‌ها (از بالاترین تا کمترین) را دسته‌بندی کرده و اولویت بندی نمایند. بنابراین هنگامی که تجزیه و تحلیل ارزش و هزینه انجام می شود، باید حوزه هایی را که صرفه جویی عمده را ارائه می دهند از حوزه هایی که کسب و کار بیشترین هزینه را در آنها انجام داده است، جدا کرد. 3 روش موثر برای انجام آن وجود دارد:
- از هر فرصت ممکنی که کاهش هزینه را تضمین می کند، استفاده کنید.
- رویکردی را به کار گیرید که در آن حوزه هایی که بیشترین هزینه‌ها را در بر می‌گیرند اولویت‌بندی شده تا بیشترین استفاده را از سرمایه‌گذاری ببرید.
- رویکردی را به کار گیرید که در آن دست یافتنی‌ترین پیشرفت‌ها اولویت‌بندی می‌شوند تا بتوانید از فرصت‌ها حداکثر استفاده را ببرید.
یک ابتکار مدیریت فرآیند آن است که این کار را با تعریف جریان فرآیندهای سازمانی و ارائه یک دید روشن در سراسر حوزه های عملکردی تسهیل می کند. مدیریت هزینه را آسان‌تر کرده و به تنظیم مدل فرآیند وضعیت فعلی بر این اساس کمک می‌کند.
دستیابی به کارایی هزینه برای سازمان هایی که دارای استراتژی های قوی هستند، آسان تر و موثرتر می شود. در مدیریت فرآیند کسب و کار، رویکردی ساختاریافته برای کاهش مخارج سازمانی دنبال می شود که یکی از اهداف استراتژیک برنامه نیز می باشد و شامل موارد زیر خواهد بود:
- بهینه سازی فرآیند
- حذف زایدات
- استفاده بهینه از منابع
- تراز کردن اجزای فرآیند
- بهبود عملکرد فرآیند
در اصل، BPM بخش هایی را هدف قرار داده که هزینه ها باید کاهش یابد و آن ها را تحت تاثیر قرار می دهد. در نتیجه، شرکت‌ها می‌توانند با موفقیت با چالش‌های کسب و کار روبرو شده و بیشترین بازده را با حداکثر حفظ منابع تضمین نمایند.