شناسایی نیازها و اهداف سازمان
تحلیل نیازها: ابتدا باید نیازهای سازمان خود را شناسایی کنید. این شامل فهم فرآیندهای کسب‌وکاری که باید بهینه‌سازی شوند، اهدافی که می‌خواهید با استفاده از BPMS به دست آورید، و مشکلات فعلی است.
تعریف اهداف: اهدافی که از BPMS انتظار دارید، مانند افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود شفافیت و کنترل فرآیندها را مشخص کنید.
ارزیابی قابلیت‌های BPMS
سهولت استفاده: سیستمی را انتخاب کنید که رابط کاربری ساده و کاربرپسندی دارد.
قابلیت‌های اتوماسیون: بررسی کنید که BPMS مورد نظر چقدر در اتوماسیون فرآیندها قوی است و آیا می‌تواند وظایف تکراری را به صورت خودکار انجام دهد.
انعطاف‌پذیری: سیستم باید توانایی پشتیبانی از تغییرات در فرآیندهای کسب‌وکار را داشته باشد.
گزارش‌دهی و تحلیل: BPMS باید قابلیت تولید گزارش‌های دقیق و تحلیل داده‌ها را داشته باشد.
ظرفیت یکپارچه سازی
یکی از عوامل کلیدی در انتخاب BPMS، انتخاب ابزاری است که دارای یکپارچگی بومی با سایر منابع فناوری مانند ECM (مدیریت محتوای سازمانی)، EDM (مدیریت الکترونیکی اسناد)، ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) و غیره باشد.
وجود دسترسی به تمام داده ها در یک ابزار به مشاغل اجازه می دهد تا از داده ها در فرآیندها استفاده کنند. به عنوان مثال، در فرآیند درخواست خرید، امکان ثبت نام تامین کنندگان و انتخاب آسان تر و خودکار آنها وجود دارد و تمامی داده های موجود در سیستم در صورت لزوم مورد استفاده قرار می گیرند.
مستندسازی و در دسترس بودن اطلاعات
همچنین اسناد ابزار مورد نظر و اطلاعاتی که در مورد نحوه استفاده از آن ارائه می دهد را ارزیابی کنید.
مهم است که منابع شامل درس های ویدیویی، مثال های استفاده و آموزش هایی باشد که نحوه استفاده از ویژگی های نرم افزار را نشان می دهد. کاربران باید در هنگام استفاده از سیستم بدون اتکای شدید به پشتیبانی فناوری اطلاعات، استقلال کافی داشته باشند.
بررسی تکنولوژی و پشتیبانی
آیا تامین کننده BPMS شما می تواند پشتیبانی لازم را برای استفاده از سیستم ارائه دهد؟ بررسی کنید که دسترسی به پشتیبانی IT تامین کننده چقدر آسان است، و آیا SLA (توافقنامه سطح خدمات) دارد یا خیر.
علاوه بر این، یادگیری یک سیستم ایده آل برای شرکت آسان است، بنابراین نمایندگان شرکت شما می توانند فرآیندها را بدون اتکا به تامین کننده مدیریت کنند.
تطابق با فناوری‌های موجود: مطمئن شوید که BPMS با سیستم‌ها و فناوری‌های موجود در سازمان شما سازگار است.
پشتیبانی و آموزش: بررسی کنید که آیا تامین‌کننده BPMS خدمات پشتیبانی و آموزش کافی ارائه می‌دهد.
هزینه‌ها و بودجه
هزینه‌های خرید و نگهداری: هزینه‌های اولیه و مستمر نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS را بررسی کنید و مطمئن شوید که با بودجه سازمان سازگار است.
بازگشت سرمایه: تحلیل کنید که استفاده از BPMS چه میزان بازگشت سرمایه را به دنبال خواهد داشت.
بررسی نظرات و تجربیات کاربران
مطالعه نظرات کاربران: نظرات و تجربیات دیگر کاربران BPMS مورد نظر را بررسی کنید.
مطالعه موردی (Case Study): از مطالعات موردی استفاده کنید تا ببینید که چگونه BPMS در سازمان‌های مشابه پیاده‌سازی و استفاده شده است.
https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
ارزیابی امنیت و تطابق با مقررات
امنیت: اطمینان حاصل کنید که BPMS دارای ویژگی‌های امنیتی قوی است.
تطابق با مقررات: بررسی کنید که آیا BPMS با مقررات و استانداردهای صنعتی و قانونی مربوطه مطابقت دارد یا خیر.
با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید بهترین BPMS را برای سازمان خود انتخاب کنید که هم نیازهای شما را برآورده کند و هم به بهبود فرآیندهای کسب‌وکاری شما کمک کند.
